Export comptable BTP : FEC, grand livre clients et CSV — tout préparer pour votre expert-comptable

La relation entre un transporteur BTP et son expert-comptable repose sur un flux d’informations mensuel ou trimestriel. Factures émises, notes de frais, péages, missions sous-traitées — autant de données que le comptable doit récupérer pour préparer les états financiers. Trop souvent, cette collecte se fait par email, avec des pièces jointes hétéroclites et des tableaux Excel reconstitués à la main.

TransBTP centralise toutes ces données et les exporte dans des formats directement exploitables. Voici ce que contient le module d’export comptable.

La page Export comptable

Accessible depuis Commercial → Export comptable, la page vous permet de définir une période (prédéfinis trimestres, mois, année — ou dates libres) et de lancer cinq types d’export différents selon le besoin.

1. Fichier des Écritures Comptables (FEC)

Le FEC est le format normé par la Direction Générale des Finances Publiques pour les entreprises soumises à la tenue d’une comptabilité informatisée. Il est obligatoire lors d’un contrôle fiscal et demandé systématiquement par les experts-comptables qui utilisent des logiciels de saisie automatique.

TransBTP génère un FEC conforme avec :

• Écriture de vente par facture (journal des ventes configuré dans vos paramètres)
• Compte client mouvementé (racine 411 + suffixe basé sur le nom client)
• Compte de produit (7xx selon votre plan comptable)
• Compte TVA (445711/445712/445713 selon le taux)
• Numéro de pièce = numéro de facture TransBTP

Le fichier est encodé en UTF-8 avec BOM — format attendu par Excel, SAGE, EBP, CEGID et Quadra sans manipulation supplémentaire.

Plan comptable configurable : les numéros de compte (journaux, comptes de produits, TVA) sont paramétrables dans Paramètres → Comptabilité pour correspondre à votre plan comptable réel.

2. CSV Factures

Un tableau structuré listant toutes les factures de la période avec : numéro, date, client, montant HT, TVA, TTC, statut (Brouillon/Envoyée/Payée/Annulée), échéance, numéro de commande associé.

Utile pour une réconciliation rapide ou une analyse dans Excel / Google Sheets sans logiciel comptable.

3. Grand livre clients

Le grand livre clients liste, client par client, le détail des factures et des encaissements. Il permet de calculer :

• L’encours client (factures envoyées non réglées)
• Les retards de paiement par rapport à l’échéance
• Le lettrage des acomptes reçus

C’est le document que votre expert-comptable demande pour la revue de créances et la provision pour créances douteuses en fin d’exercice.

4. CSV Dépenses

Export de toutes les notes de frais approuvées sur la période : date, chauffeur, nature, montant, pièce jointe disponible ou non. Indispensable pour la déductibilité fiscale des frais de déplacement.

5. CSV Missions

Export opérationnel des missions exécutées : dates, chantiers, chauffeurs, véhicules, quantités livrées, distances. Permet de croiser les données opérationnelles avec les données comptables pour analyser la marge par chantier.

Qui fait quoi dans ce module

Export	Pour qui	Fréquence typique
FEC	Expert-comptable / contrôle fiscal	Annuelle (ou mensuelle si tenue externalisée)
CSV Factures	Comptable, responsable facturation	Mensuelle
Grand livre clients	Comptable, DAF, dirigeant	Mensuelle
CSV Dépenses	Comptable	Mensuelle
CSV Missions	Dirigeant, exploitant	Selon besoin

Disponibilité par plan

• Plan Pro : CSV Factures, CSV Dépenses, CSV Missions
• Plan Premium : tout le Pro + FEC + Grand livre clients + Chorus Pro

La distinction est logique : les exports CSV bruts sont utiles à tout exploitant qui veut analyser ses données. Le FEC et le grand livre clients sont des documents comptables formalisés qui nécessitent une configuration du plan comptable — ils sont donc réservés au plan Premium où le support est prioritaire pour vous aider à configurer.

Chorus Pro (Premium)

Pour les marchés publics, TransBTP Premium inclut la génération de factures Factur-X (format PDF/A-3 avec données XML embarquées) et la soumission directe via l’API PISTE du portail Chorus Pro. Si une part significative de votre activité est réalisée avec des collectivités territoriales, des établissements publics ou des organismes HLM, cette fonctionnalité évite la re-saisie manuelle sur le portail.

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L’objectif du module export comptable est simple : que votre expert-comptable reçoive des fichiers propres, dans des formats qu’il reconnaît, sans que vous ayez à passer du temps à les préparer. Chaque heure économisée sur la préparation comptable est une heure récupérée sur la gestion opérationnelle.